Mit der aktuellen LibreOffice-Version 25.8 hat sich beim PDF-Export einiges getan. Wahlweise zum PDF-Standard 1.7 ist jetzt auch der – immerhin schon seit 2017 verfügbare und 2020 aktualisierte – PDF-2.0-Standard möglich. Was bedeutet das?

PDF/A ist die geeignete PDF-Variante für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Bei der Normierung wurde darauf abgezielt, ein Datenformat zu entwickeln, das Inhalte auch in Zukunft eins zu eins darstellen kann – im originalen Layout und mit den vorgegebenen Schriften und Farben.

Als die früheren »Stufen« von PDF/A entwickelt wurden, war zuerst PDF 1.4 und dann PDF 1.7 der verfügbare Standard, auf dem man aufbauen konnte. Das führte unter anderem zu diversen Unterkategorien für PDF/A, was durchaus verwirren kann.

PDF/A-4 basiert auf PDF 2.0

Bei PDF/A-4 gibt es nicht mehr die vielen verschiedenen Konformitätsstufen. PDF/A-4-Dokumente können zudem optional Tags (Strukturmarkierungen) enthalten oder auch nicht. Auch sind Dateianhänge möglich, ohne dass die Anwender dafür eine eigene Konformitätsstufe auswählen müssten. Selbstverständlich bleiben ältere PDF/A-Dateien gültig.

LibreOffice bietet PDF-2.0-Optionen

LibreOffice unterstützt jetzt eine PDF-Erstellung basierend auf PDF 2.0 und erlaubt damit den Export im Langzeitformat PDF/A-4.

Mit einem Klick kann man außerdem dafür sorgen, dass das PDF-Dokument die ODF-Datei enthält, aus der es exportiert wurde.

Nach wie vor ist es möglich, gleichzeitig ein PDF/A- und PDF/UA-konformes PDF zu exportieren, indem die Checkbox »Universelle Barrierefreiheit (PDF/UA)« aktiviert wird. Dann ist die Datei nicht nur archivtauglich, sondern auch barrierefrei. (Mehr zu diesem Thema in meinem Blogbeitrag Tipps für barrierefreie PDF-Dateien aus LibreOffice.)